Unternehmen aus der Lebensmittelbranche unterliegen strengen Regulierungen, die sich u.a. in SOPs (Standard Operating Procedures) manifestieren. Diese gelenkten Dokumente haben anweisenden Charakter und werden regelmäßig oder auch kurzfristig überarbeitet: Sei es, dass eine komplett neue Reinigungsprozedur eingeführt wird oder sich Rezepturen ändern.
Schulungen im QM planen, durchführen, dokumentieren
Um den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, müssen Lebensmittelhersteller ihre Mitarbeitenden über neue Anweisungen informieren, sie darin schulen und erfolgte Unterweisungen dokumentieren. Geschieht dies nicht, leidet die Effizienz, Fehler und Mehrarbeit verursachen Kosten und schaden im schlimmsten Fall der Qualität der Produkte und damit dem Ruf des Unternehmens.
„Bordmittel“ als Lösung für das Schulungsmanagement?
Die Prozesskette aus Planung, Durchführung und Dokumentation von Schulungen, Unterweisungen und Belehrungen kann je nach Größe des Unternehmens und Produktionsumfang eine sehr komplexe und aufwändige Aufgabe sein: Wer muss über eine Änderung im Produktionsablauf informiert werden? Was muss ein neuer Mitarbeiter in einer Abteilung/Produktionsgruppe alles lernen?
Eine papierbasierte Umsetzung der Schulungsmanagements mit vorhandenen Softwarelösungen, den uns allen bekannten Bordmitteln, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn der Mix aus Anweisungen auf Papier, Laufmappen für Unterschriften, umfangreichen Datentabellen und papierhaften Teilnehmerlisten ist sowohl fehleranfällig als auch aufwändig.
Schulungen in einem digitalisierten QM-System
Innerhalb eines QM-Systems kann das Trainingsmanagement auf einfache Weise digitalisiert und so manuelle Arbeitsschritte automatisiert werden. Die Software M-Files QMS bietet für dieses Aufgabe ein eigenes Schulungsmodul an.
Für jedes gelenkte Dokumente erstellen die Prozessverantwortlichen Lernregeln, die genau definieren, wer was zu welchem Zeitpunkt wissen muss. Automatisch werden Lernaufforderungen generiert, sobald eine neue Version eines Dokuments verfügbar wird oder wenn sich die Zugehörigkeit eines Mitarbeiters ändert. Dabei können sowohl unternehmenseigene gelenkte Dokumente als auch externe relevante Dokumente Inhalte einer Schulung sein. Es geht nichts mehr verloren, ein einmal erstelltes gelenktes Dokument reist automatisch in einem Workflow durch das Unternehmen.
Die Softwarelösung M-Files QMS unterstützt das Eigenstudium von Texten ebenso wie Präsenz- oder Videoschulungen, zu denen Termine und Inhalte hinterlegt werden können. Jeder Mitarbeiter kann seine individuellen Aufgabenlisten von Schulungen aufrufen und abarbeiten. Per digitaler Signatur wird die Teilnahme an Trainings bestätigt und automatisiert ein Schulungszertifikat ausgestellt. Aber auch Schulungen für Personen, die keinen Zugang zur QM-Software haben, wie Arbeiter, Laboranten, Aushilfskräfte oder externe Personen können dokumentiert und nachverfolgt werden. So entstehen lückenlose Nachweisketten.
Und M-Files QMS bietet noch viel mehr
M-Files QMS ist mehr als ein reines Qualitätsmanagementsystem. Als komplexe ECM-Lösung ist die Software darauf ausgerichtet, Inhalte aus externen Ressourcen wie ERP-Systemen oder Laufwerken einzubinden. Der Zugriff auf die Software per Web und mobilen Geräten unterstützt ein flexibles Arbeiten direkt in der Produktion oder auch aus dem Homeoffice. Das AddOn M-Files Process Maps ermöglicht die Visualisierung komplexer Zusammenhänge und Prozessabläufe mit Einbindung der QM-relevanten Inhalte.
