Dokumente zentral verwalten
Dokumentenmanagement ohne langes Suchen
Verträge, Rechnungen, Projektunterlagen oder Korrespondenz: In Unternehmen entstehen täglich Dokumente, die abgelegt, bearbeitet und wiedergefunden werden müssen. Mit digitalem Dokumentenmanagement behalten Sie den Überblick, arbeiten mit aktuellen Informationen und schaffen eine verlässliche Grundlage für die Zusammenarbeit.
KI-generiertWenn Dokumente verstreut liegen, wird jede Suche zur Aufgabe
Ein Vertrag liegt auf dem Netzlaufwerk, die aktuelle Fassung eines Angebots im E-Mail-Postfach und die zugehörige Korrespondenz in einem anderen System. Wer ein bestimmtes Dokument benötigt, muss häufig erst herausfinden, wo es gespeichert wurde und welche Version die richtige ist.
Gerade wenn mehrere Abteilungen mit denselben Unterlagen arbeiten, entstehen schnell unübersichtliche Ablagestrukturen. Dokumente werden mehrfach gespeichert, Änderungen sind nicht immer nachvollziehbar und wichtige Informationen stehen nicht allen Beteiligten zur Verfügung.
Die Folgen zeigen sich im Arbeitsalltag: Rückfragen kosten Zeit, Unterlagen müssen erneut angefordert werden und Entscheidungen verzögern sich, weil benötigte Informationen fehlen.
Zusammenhänge erkennen
Zusammengehörige Unterlagen bleiben im Kontext von Kunden und Projekten sichtbar.
Mehrfachablagen vermeiden
Ein Dokument kann mehreren Vorgängen zugeordnet sein, ohne zusätzliche Kopien anzulegen.
Übergaben erleichtern
Vertretungen finden leichter heraus, welche Unterlagen und Entscheidungen zu einem Vorgang gehören.
In gewohnten Anwendungen arbeiten
Dokumente lassen sich in gewohnten Anwendungen aufrufen, statt zwischen Ablagen zu wechseln.
Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag
Lange Suchzeiten
Informationen verteilen sich auf verschiedene Ordner, Laufwerke und Anwendungen.
Unterschiedliche Dokumentversionen
Mehrere Bearbeitungsstände erschweren es, die aktuelle Fassung zu erkennen.
Fehlende Transparenz
Es ist nicht immer ersichtlich, wer ein Dokument bearbeitet hat oder welche Änderungen vorgenommen wurden.
Unklare Zugriffsrechte
Vertrauliche Unterlagen müssen geschützt und gleichzeitig für berechtigte Personen zugänglich sein.
Dokumente finden, unabhängig vom Ablageort
Wer einen Vertrag sucht, kennt meist den Kunden oder das betreffende Projekt, aber nicht unbedingt den Speicherort der Datei. Genau hier setzt digitales Dokumentenmanagement an.
Bei der digitalen Dokumentenverwaltung lassen sich Unterlagen anhand ihrer Inhalte und Eigenschaften finden und zuordnen. Ein Vertrag kann beispielsweise sowohl einem Kunden als auch einem Projekt zugeordnet werden, ohne dass mehrere Kopien in unterschiedlichen Ordnern entstehen.
Mitarbeitende finden dadurch schneller die benötigten Unterlagen und erkennen, welche Informationen zusammengehören. Statt sich durch Ordnerstrukturen zu arbeiten, können sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Bildnachweis: M-Files (Benutzerhandbuch)Digitales Dokumentenmanagement im Arbeitsalltag
Dokumentenmanagement betrifft weit mehr als die Ablage einzelner Dateien. In nahezu allen Unternehmensbereichen müssen Informationen zusammengeführt, bearbeitet und für spätere Aufgaben verfügbar gehalten werden.
Bildnachweis: Mikhail Nilov / PexelsVertragsmanagement im Überblick
Welche Vereinbarungen gelten, wann läuft ein Vertrag aus und wo liegen Nachträge? Im Vertragsmanagement werden Verträge und ergänzende Unterlagen gemeinsam verwaltet. So bleiben Fristen und Zuständigkeiten im Blick.
Bildnachweis: LummiDigitale Akten für Kunden und Projekte
Eine digitale Akte gibt einem Vorgang einen gemeinsamen Bezugspunkt. Ob Anfrage, Angebot oder Vertrag: Die Unterlagen bleiben in ihrem Zusammenhang zugänglich, auch wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Von der Erstellung bis zur Archivierung
Dokumente werden erstellt oder empfangen, bearbeitet, freigegeben und archiviert. Digitales Dokumentenmanagement begleitet diese Schritte und hält Unterlagen langfristig verfügbar.
Erfassen und zuordnen
Dokumente aus verschiedenen Quellen übernehmen und mit passenden Informationen versehen.
Bearbeiten und versionieren
Dokumente gemeinsam nutzen, Änderungen nachvollziehen und Bearbeitungsstände verwalten.
Bereitstellen und schützen
Informationen gezielt verfügbar machen und Zugriffsrechte berücksichtigen.
Aufbewahren und archivieren
Dokumente entsprechend den geltenden Anforderungen aufbewahren und bei Bedarf wiederfinden.
Bei der revisionssicheren Archivierung sind Aufbewahrungsfristen, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu berücksichtigen. Welche Vorgaben gelten, hängt von der Dokumentenart ab.
Dokumente dort nutzen, wo sie gebraucht werden
Im Arbeitsalltag wechseln Mitarbeitende häufig zwischen verschiedenen Anwendungen. Kundendaten werden im CRM gepflegt, kaufmännische Vorgänge im ERP-System bearbeitet und die Kommunikation läuft über E-Mail. Die zugehörigen Dokumente liegen jedoch oft an ganz anderen Stellen.
Digitales Dokumentenmanagement kann diese Informationen zusammenführen und den Zugriff aus den gewohnten Anwendungen ermöglichen. Wer beispielsweise einen Kundenvorgang bearbeitet, findet die zugehörigen Verträge, Angebote oder Schriftwechsel, ohne zunächst verschiedene Ablageorte durchsuchen zu müssen.
Durch die Einbindung in vorhandene Systeme stehen Dokumente dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Das reduziert Suchaufwand und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
KI-generiert
Dokumentenmanagement mit M-Files
Mit der Dokumentenmanagement-Software M-Files lassen sich Unterlagen anhand ihrer Inhalte organisieren, gemeinsam bearbeiten und versionieren. Auch bestehende Bestände können einbezogen werden.
Wir unterstützen Sie dabei, passende Ablagestrukturen festzulegen und M-Files an Ihre Arbeitsweise anzupassen – von der Planung bis zur Einführung.
Dokumentenmanagement in der Praxis
EUROIMMUN führt digitale Produktentwicklungsakten mit M-Files ein. Der Anwenderbericht zeigt, wie das Unternehmen die Dokumentation für Medizinprodukte organisiert.
Gesundheitswesen
Digitale Produktentwicklungsakte für Medizinprodukte
Digitale Produktentwicklungsakte mit M-Files: EUROIMMUN verbessert Workflows, erfüllt regulatorische Vorgaben und reduziert den Aufwand – ein starkes Beispiel für smartes Dokumentenmanagement.
„Der Einstieg für die Nutzer sollte möglichst einfach sein und sich am gewohnten Verhalten orientieren.“
Solution Architect, EUROIMMUN AG
Weitere Anwendungsfälle
Dokumente stehen selten für sich allein. Diese Anwendungsfälle ergänzen das Dokumentenmanagement.
Digitale Belegerfassung
Eingehende Belege enthalten Informationen, die oft erst übertragen werden müssen. Erfahren Sie, wie sich dieser Aufwand reduzieren lässt.
Prozess-Automation
Dokumente sind oft Teil von Prüfungen und Freigaben. Erfahren Sie, wie sich Abläufe mit klaren Zuständigkeiten vereinfachen lassen.
Qualitätsmanagement
Gelenkte Dokumente müssen aktuell und nachvollziehbar sein. Lesen Sie, worauf es beim Umgang mit Qualitätsvorgaben ankommt.
Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente
Sie möchten Ihre Dokumente übersichtlicher verwalten? Wir besprechen Ihre Anforderungen.