Dokumentenerfassung
TeleForm für die automatische Formularverarbeitung
Nicht alle Informationen entstehen digital. Entscheidend ist, was danach passiert: TeleForm erfasst Daten aus Papierformularen, gescannten Belegen und digitalen Dokumenten automatisch und macht sie für digitale Prozesse und Systeme nutzbar.
So verarbeitet TeleForm Ihre Formulare
Formulare, Fragebögen und andere Dokumente enthalten wertvolle Informationen, die häufig noch manuell in digitale Systeme übertragen werden. TeleForm übernimmt diese Arbeit weitgehend automatisch.
Papierbasierte Dokumente werden mit einem Dokumentenscanner eingelesen. Mithilfe intelligenter Erkennungstechnologien liest TeleForm anschließend handschriftliche und maschinell ausgefüllte Felder, Ankreuzungen und Barcodes aus. Auch bereits digital vorliegende Dokumente können verarbeitet werden.
Die erkannten Informationen werden automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Nur bei unklaren oder fehlerhaften Angaben ist eine manuelle Kontrolle erforderlich. Über sogenannte Connect Agents werden die geprüften Daten anschließend an nachgelagerte Anwendungen, Datenbanken oder Statistiksysteme übergeben und dort weiterverarbeitet.
Das Ergebnis: weniger manuelle Erfassung, geprüfte Daten und deutlich kürzere Bearbeitungszeiten.
Weniger Erfassungsaufwand
Statt Formulare und Fragebögen manuell abzutippen, liest TeleForm die Informationen automatisch aus.
Verlässliche Datenqualität
Plausibilitätsprüfungen und gezielte Kontrollen sorgen dafür, dass fehlerhafte oder unvollständige Angaben frühzeitig erkannt werden.
Papier und digital verbinden
Papierbasierte und elektronische Formulare lassen sich in einem gemeinsamen, hybriden Prozess verarbeiten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Die TeleForm-Module
Von der Formularerstellung über die automatische Erkennung bis zur Weitergabe der Daten: TeleForm bietet alle wesentlichen Funktionen für einen durchgängigen Erfassungsprozess. Die einzelnen Komponenten greifen ineinander und lassen sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen.
Designer: Formulare selbst gestalten
Mit dem TeleForm Designer erstellen Sie neue Formulare komfortabel selbst oder übernehmen bereits vorhandene Vorlagen. Erfassungsfelder, Erkennungsbereiche und Prüfregeln lassen sich individuell festlegen. So können Formulare gezielt für die automatische Datenerfassung vorbereitet und damit papierhaft und elektronisch genutzt werden.
Scan Station: Dokumente digitalisieren
Die Scan Station unterstützt die strukturierte Erfassung papierbasierter Dokumente und bereitet diese für die automatische Verarbeitung vor.
Reader: Informationen erkennen
Der Reader nutzt OCR zur Erkennung von Maschinenschrift und ICR für handschriftliche Angaben. Auch Ankreuzfelder und Barcodes werden automatisch ausgelesen.
Verifier: Ergebnisse kontrollieren
Nicht eindeutig erkannte oder unplausible Angaben können gezielt überprüft und korrigiert werden.
Export: Daten weitergeben
Nach der Erfassung stellt TeleForm die geprüften Informationen für die Weiterverarbeitung bereit. Strukturierte Daten und zugehörige Dokumente, beispielsweise als TIFF oder PDF, können an Fachanwendungen, Datenbanken und Statistiksysteme übergeben werden. Dabei lassen sich für jedes Formular mehrere Datenexporte definieren.
AutoMerge Publisher: Formulare personalisieren
Bestehende Daten können genutzt werden, um Formulare automatisch vorzubefüllen und personalisierte Dokumente zu erstellen.
So arbeitet TeleForm
Vom Eingang eines Dokuments bis zur Übergabe der Daten: TeleForm automatisiert die einzelnen Schritte der Datenerfassung und verbindet sie zu einem durchgängigen Prozess.
Erfassen
Papierbasierte Dokumente werden eingescannt, elektronische Formulare direkt übernommen.
Erkennen
TeleForm erkennt die Formulare und liest definierte Inhalte wie Handschrift, Maschinenschrift, Ankreuzfelder oder Barcodes automatisch aus.
Prüfen
Die erkannten Informationen werden anhand definierter Regeln auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.
Kontrollieren
Nicht eindeutig erkannte oder unklare Angaben werden gezielt zur manuellen Prüfung ausgesteuert und können korrigiert werden.
Weiterverarbeiten
Die geprüften Informationen werden strukturiert an die vorgesehenen Anwendungen und Systeme übergeben.
Elektronische Formulare nahtlos integrieren
TeleForm erweitert die automatisierte Datenerfassung mit der eForm Suite um intelligente elektronische Formulare. Aus bestehenden TeleForm-Vorlagen lassen sich ohne Programmieraufwand PDF- und responsive HTML-Formulare für Desktop, Tablet und Smartphone erstellen.
Daten werden bereits bei der Eingabe geprüft und validiert. Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen, Berechnungen und Abhängigkeiten sorgen dafür, dass Informationen vollständig und korrekt erfasst werden – direkt dort, wo sie entstehen.
Auch mobile und offlinefähige Szenarien lassen sich abbilden. Daten können unterwegs erfasst, zwischengespeichert und bei bestehender Verbindung synchronisiert werden. Fotos und Unterschriften lassen sich ebenfalls in den Erfassungsprozess integrieren.
Die elektronisch erfassten Daten werden anschließend automatisch weiterverarbeitet. Gleichzeitig bleibt die papierbasierte Erfassung vollständig integriert. So lassen sich digitale und papierbasierte Eingangskanäle hybrid in einem gemeinsamen Erfassungsprozess verbinden.
Für durchgängige Prozesse – unabhängig davon, wo und wie Informationen entstehen.
Bildplatz: die drei Erhebungswege nebeneinander – Papierbogen, Formular im Browser, Formular auf dem Tablet.
„Gerade bei großen Studien mit papierbasierten Fragebögen füllen wir nicht selten 20 bis 30 Aktenordner mit Formularen. Mit der eForm Suite sparen wir hingegen jede Menge Papier und damit am Ende auch etliche Regalmeter im Archiv.“
Jörg Bendig
Datenmanager, Kompetenzzentrum für Klinische Studien Bremen
TeleForm integrieren und individuell anpassen
TeleForm lässt sich an Ihre Anforderungen und bestehende IT-Landschaft anpassen. In zahlreichen Kundenprojekten hat Electric Paper bereits Schnittstellen zu Fachanwendungen und Datenbanken entwickelt. Unterstützt werden unter anderem CSV, XML, ODBC/SQL, SPSS und Excel, REST-Schnittstellen sowie Anbindungen an Systeme wie SAP, M-Files und Microsoft SharePoint.
TeleForm kann im eigenen Haus oder in einer privaten Cloud betrieben werden. Die Software läuft unter Windows mit Microsoft SQL Server als Datenbank.
TeleForm ist ein Produkt von OpenText. Electric Paper liefert, integriert und betreut die Software. Dazu gehören individuelles Customizing, Installation und Migration bestehender TeleForm-Umgebungen.
Auch im laufenden Betrieb sind wir für Sie da: Unser Support unterstützt bei Fragen, Anpassungen und technischen Herausforderungen.
Von der ersten Integration bis zum zuverlässigen Betrieb – wir machen TeleForm passend für Ihre Prozesse.
„Hinzu kommt die starke Unterstützung durch Electric Paper, auf die über alle die Jahre hinweg immer Verlass war. Für uns ein ganz entscheidender Faktor, um dem System auch weiterhin treu zu bleiben.“
Dominik Seemann
Systembetreuer, swb AG
Industrie
Formulare für einen elektronischen Workflow im Vertriebsaußendienst
Digitale Formularprozesse bei Saint-Gobain Weber: Mit LiquidOffice ersetzt der Hersteller manuelle Excel-Workflows und reduziert Bearbeitungsaufwand um 30 Prozent – effizient, transparent und zukunftsfähig.
Gesundheitswesen
aQua-Institut erzeugt und verarbeitet Papierfragebögen mit TeleForm
Effiziente Auswertung von Papierfragebögen im Gesundheitswesen: Erfahren Sie, wie das aQua-Institut mit TeleForm Patientenbefragungen optimiert und Qualität sichert. Schnelle Datenverarbeitung & zuverlässige Analyse.
Gesundheitswesen
Digitale Produktentwicklungsakte für Medizinprodukte
Digitale Produktentwicklungsakte mit M-Files: EUROIMMUN verbessert Workflows, erfüllt regulatorische Vorgaben und reduziert den Aufwand – ein starkes Beispiel für smartes Dokumentenmanagement.
TeleForm im Einsatz
Ob standardisierte Fragebögen, Anträge oder umfangreiche Datenerhebungen: TeleForm unterstützt Organisationen überall dort, wo strukturierte Informationen zuverlässig erfasst und verarbeitet werden müssen.
Fragebögen und Befragungen
Antworten aus papierbasierten oder elektronischen Fragebögen automatisch erfassen und für Auswertungen bereitstellen.
Anträge und Formulare
Wiederkehrende Formulareingänge strukturiert verarbeiten, Angaben prüfen und Daten an Fachanwendungen übergeben.
Prüfungen und Datenerhebungen
Große Mengen standardisierter Erfassungsbögen automatisiert auslesen und die Ergebnisse für die weitere Verarbeitung aufbereiten.
Häufige Fragen zu TeleForm
TeleForm eignet sich insbesondere für strukturierte Formulare und Dokumente wie Fragebögen, Anträge, Erfassungsbögen und Belege. Dabei können sowohl maschinell als auch handschriftlich ausgefüllte Informationen erkannt werden.
Ja. TeleForm unterstützt neben der papierbasierten Erfassung auch elektronische Formulare. Beide Eingangskanäle lassen sich in einem gemeinsamen Prozess verbinden.
Die Erkennungsqualität hängt unter anderem von der Dokumentenqualität, dem Formularaufbau und den enthaltenen Informationen ab. Automatische Plausibilitätsprüfungen und gezielte manuelle Kontrollen unterstützen eine verlässliche Verarbeitung.
Ja. TeleForm bietet unterschiedliche Möglichkeiten, erfasste Daten und Dokumente an bestehende Fachanwendungen, Datenbanken und weitere Systeme zu übergeben. Electric Paper unterstützt bei der individuellen Anbindung.
Ja. Neben der Einrichtung neuer Umgebungen unterstützen wir auch bei der Anpassung, Migration und Betreuung bestehender TeleForm-Installationen.
TeleForm legt jedes erfasste Dokument als TIFF oder PDF ab. Bei Rückfragen können berechtigte Anwender das Originaldokument direkt neben dem erkannten Wert einsehen und Angaben nachvollziehen. Nach Abschluss der Prüfung können die Dokumente an das vorgesehene Archivsystem übergeben werden.
Support, der erreichbar ist
Telefon, E-Mail und Fernwartung, dazu Support-Portal und Webinare zu neuen Funktionen.
Installationen, die bleiben
Ein Teil der Anlagen läuft seit über zwei Jahrzehnten im täglichen Betrieb.
Auch sehr große Mengen
Einzelne Installationen verarbeiten über eine Million Belege pro Jahr.
Sie wollen Ihre Erfassung automatisieren?
Ob papierbasierte Formulare, elektronische Erfassung oder hybride Prozesse: nennen Sie uns Ihre Belegmenge, Ihr Zeitfenster und Ihr Zielsystem. Wir sagen Ihnen, welche Zusammenstellung dazu passt und was die Umstellung an Vorarbeit kostet. Ein Erstgespräch dauert eine halbe Stunde.