Formularserver und Workflow
LiquidOffice für Anträge und geregelte Freigaben
Mit LiquidOffice gestalten Sie digitale Formulare, automatisieren Geschäftsprozesse und steuern Aufgaben und Freigaben. Für transparente Abläufe – von der Datenerfassung bis zum abgeschlossenen Vorgang. Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände bleiben dabei jederzeit nachvollziehbar.
Vom ausgefüllten Formular zum automatisierten Workflow
Ob Urlaubsantrag, Genehmigungsverfahren oder interne Anforderung: Formulare gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch mit dem Ausfüllen beginnt die eigentliche Arbeit häufig erst. Informationen müssen geprüft, Aufgaben verteilt, Entscheidungen eingeholt und Bearbeitungsschritte dokumentiert werden.
LiquidOffice verbindet digitales Formularmanagement mit automatisierten Workflows. Die Software ermöglicht es, elektronische Formulare zu erstellen, Informationen strukturiert zu erfassen und deren Weiterverarbeitung automatisch zu steuern. Individuelle Regeln legen fest, wer welche Aufgaben übernimmt, wann Freigaben erforderlich sind und wie ein Vorgang fortgeführt wird.
Dabei lässt sich LiquidOffice in vorhandene IT-Systeme integrieren und unterstützt auch Abläufe, in denen weiterhin Papierformulare verwendet werden. Für deren automatische Datenerfassung kann LiquidOffice mit TeleForm kombiniert werden. TeleForm liest die Informationen aus den ausgefüllten Dokumenten aus und stellt sie für die weitere Bearbeitung in LiquidOffice bereit. So lassen sich papierbasierte und digitale Vorgänge miteinander verbinden.
Automatisierte Abläufe
Wiederkehrende Aufgaben, Weiterleitungen und Freigaben nach definierten Regeln steuern.
Flexible Formulare
Bestehende Vorlagen übernehmen und neue elektronische Formulare individuell gestalten.
Transparente Vorgänge
Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten und Prozessverläufe jederzeit nachvollziehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Die wichtigsten Funktionen von LiquidOffice
LiquidOffice ist ein Formularserver für digitales Formularmanagement und automatisierte Geschäftsprozesse. Die Software vereint die Gestaltung elektronischer Formulare, die Steuerung von Workflows und die Auswertung laufender Vorgänge in einer zentralen Lösung.
Elektronische Formulare einfach gestalten
Mit dem integrierten Formulardesigner erstellen Sie individuelle PDF- und HTML-Formulare per Drag-and-drop oder übernehmen bestehende Vorlagen. Eingabefelder, Pflichtangaben, Berechnungen und Plausibilitätsprüfungen lassen sich gezielt konfigurieren.
Auch komplexere Formulare können durch bedingte Eingabefelder, Hilfetexte und den Zugriff auf vorhandene Daten nutzerfreundlich gestaltet werden. So erhalten Anwender genau die Informationen und Eingabemöglichkeiten, die für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind.
Workflows grafisch modellieren
Mit dem Business Process Studio werden Geschäftsprozesse visuell abgebildet. Einzelne Aufgaben, Entscheidungen, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten lassen sich zu individuellen Workflows verbinden – einschließlich paralleler Bearbeitung, Benachrichtigungen und Eskalationsregeln.
Die grafische Darstellung erleichtert es, bestehende Abläufe zu überprüfen, anzupassen und neue Prozesse strukturiert einzuführen. Über integrierte Simulationsmöglichkeiten können Workflows bereits vor ihrem produktiven Einsatz getestet werden.
Aufgaben zentral bearbeiten
Über das webbasierte Portal greifen Anwender auf Formulare, laufende Vorgänge und ihre persönlichen Aufgaben zu. Eingegangene Anfragen, gesendete Formulare und gemeinsame Aufgabenlisten stehen übersichtlich zur Verfügung.
Der aktuelle Bearbeitungsstand ist ebenso einsehbar wie der bisherige Verlauf. Dank responsiver Oberflächen lassen sich Formulare und Aufgaben auch unterwegs bearbeiten. Für geeignete Anwendungsszenarien unterstützt LiquidOffice zudem die Offline-Nutzung.
Prozesse überwachen und auswerten
Mit Monitoring- und Reporting-Funktionen behalten Sie den Überblick über laufende Vorgänge. Bearbeitungszeiten, Prozessschritte und weitere Kennzahlen können ausgewertet und in Berichten oder Dashboards dargestellt werden.
Dadurch werden Verzögerungen sichtbar und Abläufe lassen sich auf Grundlage nachvollziehbarer Informationen gezielt verbessern. Gleichzeitig dokumentiert LiquidOffice die Bearbeitungshistorie und unterstützt die Kontrolle interner Vorgaben.
Digitale Signaturen einbinden
LiquidOffice unterstützt verschiedene Möglichkeiten, Formulare elektronisch zu unterzeichnen. Dazu gehören handschriftliche Signaturen auf mobilen Geräten, einfache elektronische Signaturen sowie qualifizierte elektronische Signaturen für Vorgänge mit erhöhten rechtlichen Anforderungen. Weitere Signatur- und Authentifizierungslösungen können bei Bedarf integriert werden.
Ein Formular. Ein durchgängiger Prozess.
Vom ausgefüllten Formular bis zur abschließenden Bearbeitung: LiquidOffice verbindet einzelne Arbeitsschritte zu einem automatisierten Workflow. Was bisher manuell weitergeleitet, per E-Mail abgestimmt oder in unterschiedlichen Systemen dokumentiert wurde, lässt sich zentral steuern.
Formular ausfüllen
Ein Antrag oder eine Meldung wird elektronisch erfasst. Vorhandene Daten können automatisch ergänzt werden.
Angaben prüfen
Pflichtfelder, Eingaben und Plausibilitäten werden anhand definierter Regeln kontrolliert.
Aufgaben zuweisen
LiquidOffice leitet den Vorgang an die zuständigen Personen oder Abteilungen weiter.
Vorgang bearbeiten
Informationen werden geprüft, Dokumente ergänzt und die notwendigen Arbeitsschritte ausgeführt.
Freigabe erteilen
Entscheidungen und Genehmigungen erfolgen entsprechend dem festgelegten Workflow.
Vorgang abschließen
Die Bearbeitung wird dokumentiert und relevante Daten werden an nachgelagerte Systeme übergeben.
Auch komplexere Abläufe mit mehreren Beteiligten, parallelen Arbeitsschritten oder zusätzlichen Freigaben lassen sich auf diese Weise strukturieren und automatisieren.
Digital, auf Papier oder beides
Nicht jeder Geschäftsprozess beginnt mit einem elektronischen Formular. Häufig werden weiterhin Papierdokumente, unterschriebene Anträge oder ergänzende Unterlagen eingereicht. LiquidOffice ist deshalb auch für die gemeinsame Verarbeitung papierbasierter und digitaler Formulare ausgelegt.
Papierdokumente können über Scanner und entsprechende Schnittstellen in digitale Workflows eingebunden werden. In Verbindung mit unserer Erfassungssoftware TeleForm lassen sich Informationen aus Papierformularen automatisch auslesen und für die weitere Bearbeitung in LiquidOffice bereitstellen.
Auf diese Weise können papierbasierte und elektronische Eingänge innerhalb derselben Prozessstruktur verarbeitet werden. Das ermöglicht einen schrittweisen Übergang zu digitalen Abläufen, ohne bestehende Formularwege von Anfang an vollständig umstellen zu müssen.
Passt sich Ihren Abläufen an. Nicht umgekehrt.
Jede Organisation arbeitet mit eigenen Prozessen und einer gewachsenen IT-Landschaft. LiquidOffice lässt sich deshalb an individuelle Anforderungen anpassen und mit bestehenden Anwendungen, Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen verbinden.
Über entsprechende Schnittstellen können Informationen aus vorhandenen Systemen übernommen, innerhalb eines Workflows verarbeitet und anschließend an nachgelagerte Anwendungen übergeben werden. Auch bestehende Formulare und papierbasierte Abläufe lassen sich einbeziehen.
Unser Professional Services Team begleitet Sie von der Analyse Ihrer bestehenden Formularabläufe bis zur technischen Umsetzung. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung mit LiquidOffice und zahlreichen Kundenprojekten. Wir kennen die Möglichkeiten des Systems und wissen, worauf es bei der Einführung und Anpassung individueller Workflows ankommt. Auch nach der Einführung stehen Ihnen unsere Ansprechpartner für Erweiterungen, Anpassungen und technischen Support zur Verfügung.
LiquidOffice in der Praxis
Unterschiedliche Anforderungen, individuelle Prozesse und bestehende Systemlandschaften: LiquidOffice lässt sich für verschiedenste Aufgaben einsetzen. Unsere Kundenprojekte zeigen, wie sich formularbasierte Abläufe digital gestalten und automatisieren lassen.
Industrie
Formulare für einen elektronischen Workflow im Vertriebsaußendienst
Digitale Formularprozesse bei Saint-Gobain Weber: Mit LiquidOffice ersetzt der Hersteller manuelle Excel-Workflows und reduziert Bearbeitungsaufwand um 30 Prozent – effizient, transparent und zukunftsfähig.
„Die Mitarbeiter im Außen- und im Innendienst haben durch die elektronischen Abläufe große Vorteile. […] Wir sind sehr zufrieden damit, dass wir diese Lösung eingeführt haben.“
Stephan Assmus
Controlling, Saint-Gobain Weber AG
Eine Lösung für viele Geschäftsprozesse
LiquidOffice eignet sich überall dort, wo Informationen strukturiert erfasst, geprüft und von mehreren Beteiligten weiterverarbeitet werden. Die Software lässt sich sowohl für einzelne Abläufe als auch für umfassendere, abteilungsübergreifende Prozesse einsetzen.
Die Einsatzmöglichkeiten reichen von einfachen Anträgen bis zu komplexen Genehmigungsverfahren. Dabei bestimmen die individuellen Anforderungen den Workflow – nicht die Branche oder die Art des Formulars.
Personalwesen
Urlaubsanträge, Reisekosten und Onboarding digital bearbeiten, Genehmigungen einholen und die zuständigen Personen automatisch einbinden.
Verwaltung
Anträge und interne Anforderungen strukturiert bearbeiten, Zuständigkeiten klären und den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehen.
Einkauf und Organisation
Beschaffungsanträge und Bestellungen bearbeiten, Freigaben steuern und Entscheidungen für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentieren.
Service und Qualitätsmanagement
Reklamationen, Schadensmeldungen und Maßnahmen erfassen, zuständige Personen einbinden und jeden Vorgang bis zum Abschluss verfolgen.
Häufige Fragen zu LiquidOffice
LiquidOffice dient der Erstellung elektronischer Formulare und der Automatisierung formularbasierter Geschäftsprozesse. Typische Anwendungen sind Anträge, Genehmigungsverfahren, interne Anforderungen oder administrative Abläufe, bei denen Informationen erfasst, geprüft und weiterverarbeitet werden.
Ja. Bestehende Formulare können als Grundlage übernommen und mit dem integrierten Formulardesigner angepasst werden. Alternativ lassen sich neue elektronische Formulare individuell gestalten, einschließlich Eingabeprüfungen, Berechnungen und dynamischer Formularfelder.
Ja. LiquidOffice ermöglicht die Definition individueller Workflows, in denen Aufgaben automatisch an zuständige Personen weitergeleitet werden. Mehrstufige Freigaben, parallele Bearbeitungsschritte und Benachrichtigungen können entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Prozesses eingerichtet werden.
Ja. Papierformulare können in die digitalen Abläufe eingebunden werden. Das automatische Auslesen der Formulardaten übernimmt dabei TeleForm. Die erfassten Informationen werden anschließend an LiquidOffice übergeben und dort innerhalb des vorgesehenen Workflows weiterverarbeitet.
LiquidOffice bietet Möglichkeiten zur Anbindung vorhandener Anwendungen und Datenbanken. Dadurch können Informationen zwischen Systemen ausgetauscht und bestehende Prozesse miteinander verbunden werden. Electric Paper unterstützt bei der individuellen technischen Integration.
TeleForm und LiquidOffice übernehmen unterschiedliche Aufgaben. TeleForm erfasst und prüft Daten aus ausgefüllten Dokumenten und stellt sie für die Weiterverarbeitung bereit. LiquidOffice steuert die anschließenden Abläufe, verteilt Aufgaben und begleitet einen Vorgang über die Bearbeitung bis zur Freigabe und zum Abschluss. Beide Lösungen können miteinander kombiniert werden.
Support, der erreichbar ist
Telefon, E-Mail und Fernwartung sowie ein Support-Portal und Webinare zu neuen Funktionen.
Seit Jahren im täglichen Einsatz
Einige unserer Formularlösungen bewähren sich seit über zwei Jahrzehnten im laufenden Betrieb.
Vom einzelnen Vorgang bis zur Organisation
LiquidOffice lässt sich für einzelne Projekte, ganze Abteilungen oder organisationsweite Abläufe einsetzen.
Ihre Formularprozesse können mehr.
Sie möchten Formulare digitalisieren, wiederkehrende Aufgaben automatisieren oder bestehende Geschäftsprozesse vereinfachen? Wir zeigen Ihnen, wie LiquidOffice Ihre Anforderungen umsetzen kann.