Reklamationen, Beschwerden und Mängel sind aus verschiedenen Gründen unschön für Unternehmen. Gerade in der lebensmittelverarbeitenden Branche, die strengen Regulierungen unterliegt, ist es existentiell wichtig, Mängel etc. schnellstmöglich zu erkennen, systematisch aufzuzeichnen und abzuarbeiten. Bestenfalls bevor das nächste offizielle Audit ansteht.
Nun die gute Nachricht: Wer Beschwerden, Reklamationen und Mängel gewissenhaft auswertet und beseitigt, vermeidet unnötige Kosten, kann sofort Verbesserungen vornehmen und möglicherweise zuvor fehlerhafte Prozesse optimieren. Ein sehr schöner Nebeneffekt ist, dass diese Auswertungen häufig auch weitere Fehler aufdecken. So optimieren Sie nach und nach Unternehmensprozesse. So betrachtet, sind Reklamationen, Beschwerden und Co. durchaus auch als Chance für Unternehmen zu verstehen.
Wir sollte man nun ein effizientes Reklamationsmanagement im Unternehmen leben? – Bis zu einem gewissen Grad lässt sich der Prozess sicherlich mit unternehmenseigenen Bordmitteln wie Microsoft Office begleiten. Je größer das produzierende Unternehmen jedoch ist bzw. wird, werden auch Mängel und Co. komplexer, die Anzahl steigt oder die Nachverfolgung und Beseitigung wird schwieriger. Vieles spricht für die Automatisierung dieses wichtigen Prozesses.
Dokumentation ist alles
Und hier kommt ein funktionierendes automatisiertes Qualitätsmanagement System ins Spiel: Der Mangel muss zunächst angelegt werden. Material zu Dokumentation, wie PDFs, Bilder etc., muss angehängt werden können. Korrektur- und Präventivmaßnahmen sollten auf alle Fälle so angelegt werden, dass diese für alle Beteiligten nachvollziehbar und vor allem nachweislich dokumentiert sind. Als nächster Schritt erfolgt dann die Abstellung/ Beseitigung des Mangels im CAPA Prozess.
So stellen wir uns ein funktionierendes Reklamationsmanagement vor
Unsere Lösung dafür heißt M-Files QMS, und bringt von Haus aus noch die Qualitäten eines Dokumentenmanagementsystems zusätzlich mit. Mit dem QMS-Modul legen Sie einen vorhandenen Mangel mit wenigen Mausklicks an: Aus 5 vordefinierten Mängel-Klassen (Kunden-/Lieferanten-Reklamation, Nicht-Konformität, Audit-Feststellung, Risiko) auswählen, die sie beliebig anpassen und erweitern können. Eine zusätzliche Unter-Klassifizierung ist natürlich ebenfalls möglich. So schaffen Sie nach und nach einheitliche Verfahren im Unternehmen.
Und M-Files QMS bietet noch viel mehr
M-Files QMS ist mehr als ein reines Qualitätsmanagementsystem. Als komplexe ECM-Lösung ist die Software darauf ausgerichtet, Inhalte aus externen Ressourcen wie ERP-Systemen oder Laufwerken einzubinden. Der Zugriff auf die Software per Web und mobilen Geräten unterstützt ein flexibles Arbeiten direkt in der Produktion oder auch aus dem Homeoffice. Das AddOn M-Files Process Maps ermöglicht die Visualisierung komplexer Zusammenhänge und Prozessabläufe mit Einbindung der QM-relevanten Inhalte.
