Belege automatisch auslesen
Digitale Belegerfassung statt manuellem Abtippen
Papierbelege, eingescannte Dokumente oder PDFs: Mit der digitalen Belegerfassung werden wichtige Informationen automatisch erkannt, geprüft und an Ihre bestehenden Systeme übergeben. Das reduziert manuelle Eingaben und beschleunigt die anschließende Weiterverarbeitung.
Eingehende Belege ohne Abtippen weiterverarbeiten
Lieferscheine, Rechnungen, Laboraufträge oder Prüfprotokolle enthalten Informationen, die Unternehmen täglich benötigen. Häufig liegen diese Angaben jedoch nur auf Papier oder als PDF vor. Mitarbeitende müssen sie von Hand in Datenbanken oder Fachanwendungen übertragen. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und verzögert die weitere Bearbeitung.
Die digitale Belegerfassung reduziert diesen Aufwand. Eine OCR-Software erkennt Texte und Zahlen, die automatische Datenextraktion übernimmt die benötigten Angaben. Unklare Ergebnisse werden gezielt geprüft. Anschließend stehen die Informationen für die weitere Verarbeitung bereit.
Liegezeiten reduzieren
Belegdaten stehen schneller für die weitere Bearbeitung bereit.
Zeit bei der Erfassung sparen
Texterkennung und automatische Datenextraktion verringern das manuelle Abtippen.
Erfassungsfehler reduzieren
Unklare oder unplausible Angaben werden gezielt geprüft, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Große Belegmengen bewältigen
Auch bei hohem Belegaufkommen lässt sich der manuelle Erfassungsaufwand begrenzen.
Digitalen Posteingang und Belege erfassen
Belege erreichen Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen: als Papierdokument, E-Mail-Anhang oder digitale Datei. Ein zentraler digitaler Posteingang erleichtert die gemeinsame Erfassung und sorgt dafür, dass Informationen unabhängig vom Eingangsweg verarbeitet werden können.
Dabei hilft die Klassifikation, also die automatische Zuordnung eines Dokuments zu einer Belegart. Anschließend werden die benötigten Angaben ausgelesen. Mit TeleForm unterstützt Electric Paper diese Erfassung auch bei unterschiedlichen Dokumentvorlagen und größeren Belegmengen.
Unklare Angaben direkt am Original prüfen
Nicht jede Angabe lässt sich automatisch eindeutig erkennen. Schwer lesbare Handschriften, fehlende Einträge oder widersprüchliche Werte erfordern eine Kontrolle. Statt jeden Beleg vollständig zu prüfen, können Mitarbeitende sich auf diese Fälle konzentrieren.
Dazu wird der erkannte Wert gemeinsam mit dem entsprechenden Ausschnitt des Originaldokuments angezeigt. Prüfregeln helfen zusätzlich, fehlende oder unplausible Angaben zu erkennen. So bleibt die notwendige Kontrolle erhalten, während sich der manuelle Aufwand reduziert.
Welche Belege lassen sich digital erfassen?
Digitale Belegerfassung kommt überall dort zum Einsatz, wo Informationen aus vorhandenen Dokumenten regelmäßig in IT-Systeme übertragen werden müssen. Von der Rechnungserfassung bis zur Auswertung standardisierter Prüfbelege lassen sich unterschiedliche Dokumentarten automatisiert verarbeiten.
Auch Bestellscheine und Meldescheine lassen sich auf diese Weise verarbeiten. Welche Angaben erkannt und geprüft werden, richtet sich nach den Dokumenten und den Anforderungen des jeweiligen Verfahrens.
Laboraufträge digital erfassen
Laboraufträge enthalten häufig zahlreiche Angaben zu Patienten, Proben und Untersuchungen. Werden diese Informationen manuell übertragen, entsteht bei großen Auftragsmengen ein erheblicher Zeitaufwand. Gleichzeitig können Übertragungsfehler die weitere Bearbeitung verzögern.
Durch die automatische Belegerfassung lassen sich Kennungen, Untersuchungsanforderungen und weitere Angaben übernehmen und kontrollieren. So stehen die benötigten Informationen schneller für die Verarbeitung im Labor zur Verfügung, während Mitarbeitende vor allem unklare Fälle prüfen.
Bildnachweis: Lummi
Wann lohnt sich die digitale Belegerfassung?
Nicht jede Organisation verarbeitet täglich Tausende Dokumente. Entscheidend ist vielmehr, wie viel Aufwand entsteht, bis die Informationen aus eingehenden Belegen tatsächlich genutzt werden können.
Regelmäßiges Belegaufkommen
Viele gleichartige Belege gehen täglich oder in regelmäßigen Abständen ein.
Wiederkehrende Informationen
Benötigte Angaben stehen an festen Positionen oder lassen sich eindeutig zuordnen.
Anbindung an bestehende Systeme
Die erfassten Informationen werden in Datenbanken oder Fachanwendungen benötigt.
Papierbelege weiterverwenden
Vorhandene Papierformulare sollen weiterhin genutzt und nicht vollständig ersetzt werden.
Digitale Belegerfassung in der Praxis
Unsere Anwenderberichte zeigen, wie Organisationen Dokumente erfassen, manuelle Arbeit reduzieren und Informationen für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
Gesundheitswesen
aQua-Institut erzeugt und verarbeitet Papierfragebögen mit TeleForm
Effiziente Auswertung von Papierfragebögen im Gesundheitswesen: Erfahren Sie, wie das aQua-Institut mit TeleForm Patientenbefragungen optimiert und Qualität sichert. Schnelle Datenverarbeitung & zuverlässige Analyse.
Gesundheitswesen
Digitale Produktentwicklungsakte für Medizinprodukte
Digitale Produktentwicklungsakte mit M-Files: EUROIMMUN verbessert Workflows, erfüllt regulatorische Vorgaben und reduziert den Aufwand – ein starkes Beispiel für smartes Dokumentenmanagement.
Industrie
Formulare für einen elektronischen Workflow im Vertriebsaußendienst
Digitale Formularprozesse bei Saint-Gobain Weber: Mit LiquidOffice ersetzt der Hersteller manuelle Excel-Workflows und reduziert Bearbeitungsaufwand um 30 Prozent – effizient, transparent und zukunftsfähig.
Von der Belegerfassung zur passenden Anwendung
Die digitale Belegerfassung ist häufig der erste Schritt, damit Informationen aus vorhandenen Dokumenten weiterverwendet werden können. Je nach Anforderung sind auch andere Lösungen interessant.
TeleForm
Mit TeleForm lassen sich Belege und Formulare automatisch auslesen, erkannte Angaben prüfen und Informationen an bestehende Systeme übergeben.
Elektronische Formulare
Wenn Angaben nicht mehr auf Papier, sondern direkt am Bildschirm eingegeben werden sollen, sind elektronische Formulare eine Alternative.
Dokumentenmanagement
Sollen eingehende Dokumente anschließend zentral abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden, übernimmt ein Dokumentenmanagementsystem diese Aufgabe.
Ihre digitale Belegerfassung besprechen
Welche Belege erfassen Sie heute manuell? Wir besprechen, wie sich Ihre Bearbeitung vereinfachen lässt.