Informationen mit Metadaten
M-Files für die strukturierte Verwaltung von Dokumenten
M-Files bringt Ordnung in Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse. Mit intelligentem Dokumentenmanagement, automatisierten Workflows und KI-Unterstützung finden Sie Informationen schneller und arbeiten einfacher zusammen. Metadaten helfen, Dokumente unabhängig vom Speicherort zu organisieren.
KI-generiertDokumentenmanagement, das mitdenkt
Verträge, Angebote, Rechnungen und Projektunterlagen entstehen täglich in unterschiedlichen Abteilungen und Anwendungen. Doch wo liegt die aktuelle Version? Wer hat ein Dokument zuletzt bearbeitet? Und welche Informationen gehören zu einem bestimmten Vorgang?
M-Files schafft dafür eine gemeinsame Grundlage. Das Dokumentenmanagementsystem organisiert Informationen unabhängig von starren Ordnerstrukturen und stellt sie dort bereit, wo sie benötigt werden. Dokumente lassen sich schnell finden, gemeinsam bearbeiten und direkt in Geschäftsprozesse einbinden.
Das Besondere: M-Files orientiert sich nicht daran, wo ein Dokument gespeichert ist, sondern was es enthält und in welchem Zusammenhang es steht.
Informationen schneller finden
Dokumente anhand ihrer Eigenschaften und Zusammenhänge finden, ohne den Speicherort kennen zu müssen.
Abläufe automatisieren
Prüfungen, Freigaben und wiederkehrende Aufgaben steuern, mit klaren Zuständigkeiten und Bearbeitungsständen.
Gemeinsam arbeiten
Auf aktuelle Dokumentversionen zugreifen, Inhalte gemeinsam bearbeiten und Änderungen nachvollziehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Dokumente organisieren und Abläufe steuern
M-Files macht Dokumente anhand ihrer Metadaten auffindbar und unterstützt die Zusammenarbeit sowie Freigabe- und Bearbeitungsabläufe.
Dokumente intelligent organisieren
Metadaten beschreiben Dokumente anhand von Eigenschaften wie Kunde, Projekt, Dokumententyp oder Bearbeitungsstatus. Dadurch lassen sich Informationen unabhängig von festen Ordnerstrukturen verwalten, gezielt filtern und schnell wiederfinden.
Freigaben und Workflows steuern
Dokumente durchlaufen definierte Bearbeitungsschritte. M-Files weist Aufgaben automatisch den zuständigen Personen zu, überwacht Bearbeitungsstände und unterstützt die Einhaltung festgelegter Abläufe. Über eine zusätzliche DocuSign-Integration lassen sich Dokumente auch zur elektronischen Unterschrift versenden.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Mitarbeitende arbeiten mit aktuellen Dokumentenversionen und können Änderungen nachvollziehen. Versionierung und Berechtigungen sorgen dafür, dass auch bei der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen der Überblick erhalten bleibt.
Dokumente nachvollziehbar verwalten
Von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung unterstützt M-Files die kontrollierte Verwaltung von Dokumenten. Zugriffsrechte, Versionshistorien und definierte Aufbewahrungsregeln helfen dabei, interne und gesetzliche Anforderungen einzuhalten.
Dokumente im richtigen Zusammenhang
Anders als klassische Ablagesysteme arbeitet M-Files mit Metadaten. Jedes Dokument wird anhand seiner Eigenschaften beschrieben und mit den zugehörigen Informationen verknüpft. Dadurch lässt es sich aus unterschiedlichen Perspektiven finden und direkt in die passenden Arbeitsabläufe einbinden.
Erfassen
Dokumente werden erstellt, importiert oder aus vorhandenen Anwendungen übernommen.
Zuordnen
Metadaten beschreiben die Dokumente und stellen Beziehungen zu Kunden, Projekten oder Vorgängen her.
Bearbeiten
Dokumente werden gezielt gefunden, gemeinsam genutzt und bei Bedarf durch definierte Workflows geführt.
Ein Dokument. Mehrere Zusammenhänge.
Ein Vertrag kann in M-Files gleichzeitig einem Kunden, einem Projekt und einem Vertragstyp zugeordnet sein. Anwender finden ihn über jeden dieser Zusammenhänge, ohne dass mehrere Kopien angelegt werden müssen. Ändert sich sein Bearbeitungsstatus, kann M-Files automatisch die nächsten Schritte auslösen.
KI im Dokumentenmanagement
Künstliche Intelligenz erweitert das Dokumentenmanagement um Möglichkeiten, die über die klassische Suche und Ablage hinausgehen. M-Files kann Dokumentinhalte analysieren, Dokumenttypen erkennen und passende Metadaten vorschlagen. Damit verringert sich der manuelle Aufwand bei der Erfassung und Einordnung von Informationen.
So lassen sich beispielsweise eingehende Verträge, Rechnungen oder Projektunterlagen anhand ihrer Inhalte klassifizieren. Relevante Angaben wie Vertragsparteien, Dokumententypen oder Fristen können ausgelesen und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden. Je nach eingesetzter KI-Funktion erfolgt die Übernahme automatisch oder nach Bestätigung durch den Anwender.
Auch bereits vorhandene Dokumentenbestände lassen sich mithilfe von KI auswerten. Inhalte können zusammengefasst und relevante Informationen gezielt abgefragt werden. Über eine entsprechende Integration kann M-Files verwaltete Informationen auch für Microsoft 365 Copilot bereitstellen. Die Möglichkeiten hängen von der eingesetzten M-Files-Umgebung und Microsoft-365-Konfiguration ab.
Bildnachweis: M-Files (Benutzerhandbuch)M-Files passend zu Ihren Anforderungen
Microsoft 365
M-Files lässt sich mit Microsoft 365 verbinden. So können Mitarbeitende Dokumente beispielsweise aus Word, Excel, Outlook oder Teams heraus aufrufen und bearbeiten, ohne ständig zwischen den Anwendungen zu wechseln.
Netzlaufwerke und SharePoint
M-Files kann Netzlaufwerke und SharePoint über Konnektoren einbinden, ohne alle Dokumente zu übertragen. So lassen sich Datensilos erschließen und ein DMS ohne Migration sämtlicher Bestände schrittweise aufbauen.
Cloud oder eigene Server
M-Files lässt sich in der Cloud oder auf eigenen Servern betreiben. Neue Funktionen werden zunehmend für die Cloud entwickelt, der Betrieb im eigenen Haus bleibt aber weiterhin möglich.
Einführung und Betreuung
M-Files wird vom gleichnamigen finnischen Hersteller entwickelt. Electric Paper begleitet Sie als Partner von der Anforderungsanalyse bis zur Einführung. Wir konfigurieren Metadaten, Berechtigungen und Workflows, binden vorhandene Anwendungen an und unterstützen bei der Übernahme bestehender Dokumente. Dabei orientieren wir die Einrichtung an Ihren Arbeitsabläufen.
M-Files im praktischen Einsatz
Unsere Kunden nutzen M-Files, um Dokumente zentral zu verwalten und Freigabe- und Qualitätsprozesse zu steuern. Anhand ausgewählter Kundenprojekte zeigen wir, wie sich M-Files in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und an individuelle Anforderungen anpassen lässt.
Gesundheitswesen
Digitale Produktentwicklungsakte für Medizinprodukte
Digitale Produktentwicklungsakte mit M-Files: EUROIMMUN verbessert Workflows, erfüllt regulatorische Vorgaben und reduziert den Aufwand – ein starkes Beispiel für smartes Dokumentenmanagement.
„Durch die Einrichtung von Metadaten haben wir in M-Files Informationsobjekte, die sich beispielsweise nach Projekten, Abteilungen, Kunden oder dem Datum beliebig strukturieren und finden lassen.“
Solution Architect, EUROIMMUN AG
M-Files für unterschiedliche Aufgaben
M-Files lässt sich überall dort einsetzen, wo Dokumente verwaltet, bearbeitet und in Geschäftsprozesse eingebunden werden müssen.
Vertragsmanagement
Verträge verwalten, Fristen überwachen und Freigaben koordinieren.
Qualitätsmanagement
QM-Dokumente lenken, Änderungen nachvollziehen und Freigaben steuern.
Digitale Akten
Kunden-, Projekt- und Vorgangsdokumente im jeweiligen Zusammenhang verwalten.
Dokumentenfreigabe
Prüf- und Genehmigungsprozesse mit klaren Zuständigkeiten automatisieren.
Häufige Fragen zu M-Files
M-Files ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Dokumente anhand ihrer Eigenschaften und Zusammenhänge organisiert. Es verbindet die strukturierte Verwaltung von Informationen mit automatisierten Workflows, Versionskontrolle und KI-Funktionen.
M-Files arbeitet mit Metadaten statt ausschließlich mit Ordnerstrukturen. Dadurch lassen sich Dokumente beispielsweise über Kunden, Projekte oder Dokumententypen finden, ohne dass sie mehrfach gespeichert werden müssen.
Ja. M-Files bietet Integrationsmöglichkeiten für Microsoft 365, darunter Word, Excel, Outlook und Teams. Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach der jeweiligen Integration.
KI-Funktionen unterstützen beispielsweise beim Klassifizieren von Dokumenten, Ermitteln von Metadaten, Zusammenfassen von Inhalten und Beantworten dokumentenbezogener Fragen. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der eingesetzten Lösung und Lizenzierung ab.
Ja. Metadaten, Berechtigungen, Workflows und Schnittstellen lassen sich an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Electric Paper unterstützt bei der Konzeption und technischen Umsetzung.
Ja. M-Files kann für die Verwaltung und Lenkung qualitätsrelevanter Dokumente und Prozesse eingesetzt werden. Mit M-Files QMS bietet Electric Paper hierfür eine spezialisierte Lösung.
Support, der erreichbar ist
Telefon, E-Mail und Fernwartung sowie ein Support-Portal und Webinare zu neuen Funktionen.
M-Files-Erfahrung seit 2015
Seit 2015 begleiten wir M-Files-Projekte von der Einführung bis zum laufenden Betrieb.
Schulungen für Ihr Team
Wir schulen Administratoren und Anwender für die tägliche Arbeit mit M-Files.
Was möchten Sie mit M-Files verbessern?
Sie möchten Dokumente übersichtlicher verwalten, Informationen schneller finden oder Abläufe automatisieren? Wir zeigen Ihnen, wie sich M-Files in Ihrem Unternehmen einsetzen lässt.