Das aQua-Institut in Göttingen betreut unter anderem umfangreiche Befragungsprojekte im Gesundheitswesen. Für die Erzeugung und Auswertung von Papierfragebögen benötigt die Einrichtung eine zuverlässige Software-Lösung, die eine massenweise Erfassung und Archivierung von Rohdaten sicherstellt. Mit der Capturing-Plattform TeleForm gelingt die Datenverarbeitung schnell, zuverlässig und in hoher Qualität.
Das Institut für angewandte Qualitätsförderung und Forschung im Gesundheitswesen (kurz aQua-Institut) ist als unabhängiger Partner auf Projekte in den Bereichen Versorgungsforschung und Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen spezialisiert. Neben Kompetenzen in Wissenschaft und Forschung bietet das Institut zahlreiche Software-Produkte und IT-Dienstleistungen an. Hierzu zählen nicht nur Hosting Services, E-Learning-Angebote und IT-Systeme zur Qualitätssicherung, sondern auch ein vollumfängliches Befragungsmanagement.
In der Entwicklung und Durchführung von Befragungen von Patienten, Ärzten und medizinischem Personal kann das aQua-Institut auf über 25 Jahre Erfahrung zurückblicken. Gerade bei Patientenbefragungen setzt das Unternehmen bevorzugt Fragebögen aus Papier ein. Auf diese Weise können auch Personen ohne Computerzugang und Internetaffinität erreicht werden.
TeleForm-Mehrplatzsystem für großen Auftrag
Im Jahr 2021 hat das aQua-Institut den Zuschlag für ein bundesweites Qualitätssicherungsverfahren im Auftrag der gesetzlichen Krankenkassen erhalten. Im Rahmen dieses Projekts sollten Patientenbefragungen in über 500 Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Für die Erzeugung und die Verarbeitung der 170.000 Patientenfragebögen benötigte das Institut eine neue leistungsstarke Beleglesesoftware, die eine zuverlässige Datenverarbeitung garantiert.
Die Wahl fiel auf TeleForm – eine Softwarelösung für die Erstellung und Massenerfassung von Formularen, Fragebögen und anderen Dokumenten. Mit ihr können Rohdaten für die statistische Auswertung aus Belegen automatisch extrahiert und an nachgelagerte Systeme wie Archive oder Dokumentenmanagement-Systeme übertragen werden.
Zum Funktionsumfang der Capturing-Plattform gehören ein Design-Modul zur Erzeugung beleglesegerechter Formulare, eine Scanstation für den Scanvorgang sowie ein Reader für das automatische Auslesen von Ankreuzfeldern, Logos und Barcodes. Außerdem enthält die Software ein Sichtprüfungs- und Korrekturmodul sowie eine Exportfunktion.
„Für das große Projekt 2021 hat das aQua-Institut direkt eine große TeleForm-Lösung mit mehreren Designern und Scanstations erworben. Wir haben die Fragebögen mit der Software selbst konzipiert, mit Patienten-IDs individualisiert, gedruckt, an die Reha-Einrichtungen versendet und im Rahmen eines großen Scanprojekts ausgewertet“,
Einsatz für weitere Befragungsprojekte
Ebenfalls seit 2021 kommt die TeleForm-Mehrplatzlösung für regelmäßige Patientenbefragungen in rund 30 rheumatologischen Akutkliniken zum Einsatz. Die Befragungen finden alle zwei Jahre zu verschiedenen Zeitpunkten statt: bei stationärer Aufnahme, zum Entlassungszeitpunkt und zweieinhalb Monate nach Entlassung der Patienten. Ziel ist es, die medizinische Behandlungsqualität, die Patientensicherheit, die Patientenzufriedenheit sowie die Organisationseffizienz zu beurteilen.
Im Oktober 2024 hat das aQua-Institut zusätzlich eine einzelne Desktop-Lizenz für eine 100%-ige Tochterfirma – die DMATC GmbH – angeschafft. Als Treuhand- bzw. Vertrauensstelle verwaltet das Unternehmen besonders sensible Daten von Studienteilnehmern und stellt eine datenschutzkonforme, pseudonymisierte Aufbewahrung sicher.
„Die DMATC GmbH gewährleistet beispielsweise die anonyme Verarbeitung von Einwilligungserklärungen und Fragebögen von Krankenkassen. Da diese hochsensiblen Daten vom aQua-Institut personell und räumlich getrennt sein müssen, haben wir uns für eine weitere TeleForm-Lizenz entschieden“,
Fragebogenerstellung mit dem Designer
Für eine möglichst gute Scanqualität bevorzugt Christina Degener es, die Fragebögen in Zusammenarbeit mit ihren Kolleg:innen selbst zu entwerfen. Nach mehreren Jahren Erfahrung mit der Software hat sie bereits bei der Konzeption vor Augen, wie sich die Belege mit TeleForm so gestalten lassen, dass sie später vom System möglichst schnell und effektiv ausgelesen werden können.
Selbst entwickelte Fragebögen legen die Mitarbeitenden zuerst in einem Word-Dokument an und kopieren die Vorlage dann als Bild in den TeleForm Designer. Wird ein Fragebogen von einer Partnerinstitution vorgegeben, lässt sich dieser mit einer Funktion für bestehende Formulare einlesen.
„Wir versuchen, hauptsächlich Ankreuzfelder zu verwenden, da die Software diese am zuverlässigsten automatisiert auslesen kann. Die Anzahl der Felder für freie Texteingaben halten wir hingegen in Grenzen, da die Software schwer lesbare Handschriften nicht erkennen kann“,
Dennoch sind freie Textfelder für Kommentare oder Geburtsdaten meist unverzichtbar. Damit die Software fehlerhafte oder unvollständige Daten bestmöglich erkennt, grenzt das Befragungsmanagement die plausiblen Antworten zum Teil mithilfe von hinterlegten Regeln ein. Jahreszahlen von Geburtsdaten beispielsweise, die nicht mit 19 oder 20 beginnen, lassen sich auf diese Weise herausfiltern. Ergänzend erfolgt nach dem Scannen stets eine manuelle Überprüfung.
Digitale Archivierung von Vorteil
Sobald die Daten verifiziert und gegebenenfalls nachbearbeitet wurden, laufen sie in eine CSV-Datei und werden in die Datenanalyse-Software SPSS exportiert. So können die jeweiligen Projektteams unkompliziert auf die Daten zugreifen, um diese zeitnah auszuwerten. Die Ergebnisse fließen dann in die Berichterstellung ein.
„Sehr hilfreich ist für uns auch, dass jeder Fragebogen nach dem Scanvorgang als PDF abgelegt wird. Tauchen bei der Auswertung Unstimmigkeiten auf, hat man den digitalisierten Beleg mit einem Klick zur Hand. So können wir schnell feststellen, wo der Fehler liegt: Hat die Person das Kreuz nicht gesetzt oder wurde es nicht erfasst?“,
Früher, als die Fragebögen noch in Schränken lagerten, war die Fehlerfindung nicht ganz so einfach: Damals mussten die Mitarbeitenden die Papierbelege zunächst umständlich aus Aktenordnern heraussuchen, bevor eine Prüfung möglich war.
Fazit: Schnelle, effiziente Datenauswertung
Mit TeleForm ist das aQua-Institut in der Lage, papierbasierte Fragebögen im Rahmen umfangreicher Befragungsprojekte maschinell auszulesen, zu analysieren und zu klassifizieren. Anstelle einer zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Tätigkeit steht ein elektronischer Erfassungsprozess, der eine schnelle Datenauswertung ermöglicht. Die automatisierte Übertragung der Daten in nachgelagerte Systeme erlaubt eine zügige Weiterverarbeitung der Informationen und eine effiziente Archivierung.
„Ohne elektronische Unterstützung wäre die massenweise Verarbeitung von Papierbelegen am Institut gar nicht möglich. Die Fragebögen manuell auszuwerten wäre völlig utopisch. Daher freuen wir uns, dass uns mit TeleForm eine stabile Software-Lösung zur Verfügung steht, die eine hohe Datenqualität garantiert“,
