Angaben vollständig erfassen
Elektronische Formulare direkt digital ausfüllen
Ob Antrag, Checkliste oder Erfassungsbogen: Elektronische Formulare erleichtern die Eingabe, prüfen Angaben bereits beim Ausfüllen und stellen Informationen für die weitere Bearbeitung bereit. Auch bestehende PDF-Formulare und papierbasierte Abläufe lassen sich einbeziehen.
Informationen von Anfang an richtig erfassen
Formulare gehören in Unternehmen und Organisationen zum Arbeitsalltag. Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten, Kunden beantragen Leistungen und interne Abteilungen benötigen Angaben für ihre tägliche Arbeit. Häufig werden dafür noch Papierformulare, Word-Dateien oder PDF-Dokumente verwendet.
Elektronische Formulare setzen direkt bei der Eingabe an. Sie können vorhandene Daten übernehmen, Pflichtangaben prüfen und Eingabefehler frühzeitig erkennen. Die Informationen stehen anschließend für die weitere Bearbeitung bereit, ob intern oder im Kontakt mit Kunden.
Weniger Rückfragen
Pflichtfelder und Eingabeprüfungen helfen, unvollständige oder fehlerhafte Angaben frühzeitig zu erkennen.
Doppelte Eingaben vermeiden
Vorhandene Daten können übernommen und neue Informationen ohne erneutes Abtippen weiterverwendet werden.
Medienbrüche reduzieren
Elektronische und papierbasierte Formulare lassen sich verbinden, ohne bereits erfasste Informationen zu verlieren.
Bearbeitung beschleunigen
Vollständigere Angaben und direkt verfügbare Daten verringern den manuellen Aufwand bei der Weiterverarbeitung.
Wo elektronische Formulare helfen
Unvollständige Anträge
Kunden oder Mitarbeitende reichen Formulare ein, in denen wichtige Angaben fehlen. Rückfragen und Korrekturen verzögern die Bearbeitung.
Doppelte Dateneingabe
Informationen liegen bereits in einer Datenbank vor, müssen aber erneut eingetragen werden. Anschließend werden sie häufig ein weiteres Mal in andere Systeme übertragen.
Uneinheitliche Erfassung
Unterschiedliche Vorlagen und Eingabewege erschweren es, Informationen einheitlich zusammenzuführen und weiterzuverarbeiten.
Medienbrüche bei Formularen
Formulare werden am Bildschirm ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und zurückgesendet. Die bereits digital eingegebenen Informationen müssen anschließend erneut erfasst werden.
Formulare passend zum Bedarf gestalten
Elektronische Formulare vereinfachen die Eingabe und helfen dabei, dass Informationen möglichst vollständig und korrekt vorliegen. Anwender werden durch die erforderlichen Felder geführt, während hinterlegte Prüfungen fehlende oder unplausible Angaben erkennen.
Bereits vorhandene Informationen können aus angebundenen Systemen übernommen werden. So lassen sich beispielsweise Kundendaten oder Mitarbeiterangaben automatisch in ein Formular einfügen. Die Anwender müssen nur noch die fehlenden Informationen ergänzen.
Die Formulare lassen sich über Websites, Intranet-Portale oder bestehende Anwendungen bereitstellen. Erfasste Informationen können an angebundene Fachsysteme und Datenbanken übergeben werden.
PDF-Formulare und Webformulare
Bestehende PDF-Formulare können für die elektronische Eingabe aufbereitet werden. Die vertraute Gestaltung bleibt erhalten, während Eingabefelder, Berechnungen und Prüfungen das Ausfüllen unterstützen. Alternativ ermöglichen Webformulare die direkte Erfassung im Browser, auch auf mobilen Geräten. Je nach Anforderung lassen sich dabei Felder abhängig von vorherigen Eingaben einblenden sowie Fotos, Anlagen oder elektronische Unterschriften ergänzen.
Digitale und papierbasierte Formulare verbinden
Nicht jeder Vorgang kann vollständig digital abgewickelt werden. Elektronische Formulare lassen sich deshalb auch ausdrucken und bei Bedarf handschriftlich unterschreiben. Die zuvor eingegebenen Informationen müssen dadurch nicht verloren gehen.
Ein optionaler 2D-Barcode kann die erfassten Daten auf dem Papierformular mitführen. Beim späteren Scannen lassen sie sich wieder auslesen, ohne sämtliche Angaben erneut abtippen zu müssen. So können Medienbrüche reduziert und vorhandene Abläufe schrittweise digitalisiert werden.
KI-generiertWeniger Aufwand bei der Bearbeitung
Ein elektronisches Formular ist häufig der Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung. Ob Zeiterfassung, Kundenantrag oder interne Anforderung: Die erfassten Informationen werden benötigt, um Vorgänge zu bearbeiten oder Daten zu aktualisieren.
Besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Formularen macht sich das bemerkbar. Liegen die benötigten Angaben bereits bei der Einreichung vor, können sich die zuständigen Mitarbeitenden auf die eigentliche Bearbeitung konzentrieren.
Elektronische Formulare im Arbeitsalltag
Elektronische Formulare eignen sich überall dort, wo Informationen regelmäßig erfasst, geprüft und weitergegeben werden müssen. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von internen Unternehmensformularen bis zur direkten Kommunikation mit Kunden.
Auch Checklisten, Prüfprotokolle und Formulare für den mobilen Einsatz lassen sich elektronisch umsetzen.
Elektronische Formulare mit Electric Paper umsetzen
Welche Lösung sich eignet, hängt davon ab, wie Formulare genutzt werden und was anschließend mit den erfassten Informationen geschehen soll.
TeleForm
Papier und elektronische Formulare verbinden
TeleForm führt Daten aus beiden Eingangswegen zusammen und bereitet sie für die Weiterverarbeitung auf.
LiquidOffice
Formulare in Abläufe einbinden
LiquidOffice verbindet elektronische Formulare mit der anschließenden Bearbeitung, Prüfung und Freigabe.
Prozess-Automation
Wo Formulare weitere Arbeitsschritte auslösen, lassen sich Zuständigkeiten, Weiterleitungen und Freigaben gezielt automatisieren.
Electric Paper unterstützt Sie dabei, bestehende Formulare elektronisch nutzbar zu machen, geeignete Eingabewege auszuwählen und die erfassten Informationen in Ihre vorhandene Systemlandschaft einzubinden.
Elektronische Formulare sinnvoll einsetzen
Sie möchten Rückfragen reduzieren, bestehende Formulare digital bereitstellen oder Medienbrüche vermeiden? Wir besprechen mit Ihnen, wie Sie Informationen einfacher erfassen und ohne unnötige Zwischenschritte weiterverwenden können.