Weniger Aufwand bei Übergaben
Geschäftsprozesse automatisieren und vereinfachen
Eine Freigabe steht aus, Informationen fehlen oder eine Aufgabe bleibt liegen. In vielen Unternehmen kosten Abstimmungen mehr Zeit als die eigentliche Bearbeitung. Mit Prozessautomatisierung lassen sich solche Verzögerungen reduzieren, Geschäftsprozesse strukturieren und wiederkehrende Formularabläufe automatisieren.
Wenn die Abstimmung mehr Zeit kostet als die Bearbeitung
Eine Bestellung ist abgestimmt, aber die Freigabe fehlt. Eine Kundenanfrage wurde weitergeleitet, doch die Bearbeitung stockt. Ein interner Antrag ist vollständig, erreicht aber nicht die zuständige Person.
Solche Situationen entstehen häufig, wenn mehrere Personen, Abteilungen oder Systeme an einem Vorgang beteiligt sind. Die eigentliche Aufgabe ist oft schnell erledigt, während ihre Koordination unverhältnismäßig viel Zeit beansprucht.
Prozess-Automation setzt hier an. Durch Workflow-Automatisierung werden wiederkehrende Aufgaben so organisiert, dass Informationen bereitstehen, Zuständigkeiten geklärt sind und die Bearbeitung ohne unnötige Abstimmungen weitergehen kann.
Wartezeiten reduzieren
Vorgänge bleiben nicht unnötig zwischen einzelnen Bearbeitungsschritten liegen.
Weniger manuelle Abstimmung
Wiederkehrende Weiterleitungen und Rückfragen werden reduziert.
Klare Zuständigkeiten
Beteiligte wissen, welche Aufgaben sie übernehmen müssen.
Bearbeitungsstände im Blick
Offene Aufgaben und laufende Vorgänge lassen sich leichter nachvollziehen.
Wo Geschäftsprozesse unnötig Zeit verlieren
Verzögerungen entstehen häufig dort, wo Aufgaben zwischen Personen, Abteilungen oder Anwendungen weitergegeben werden. Besonders bei wiederkehrenden Vorgängen summieren sich kleine Unterbrechungen zu erheblichem Abstimmungsaufwand.
Aufgaben bleiben liegen
Fehlende Benachrichtigungen, ungeregelte Vertretungen oder unklare Fristen verzögern die Weiterbearbeitung eines Vorgangs.
Informationen müssen zusammengesucht werden
Benötigte Angaben liegen in verschiedenen Dokumenten, E-Mails oder Anwendungen. Das führt zu Rückfragen und mehrfacher Dateneingabe.
Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar
Freigaben und Rückmeldungen erfolgen auf unterschiedlichen Wegen. Später lässt sich nur schwer feststellen, wer was entschieden hat.
Zuständigkeiten wechseln
Je nach Vorgang oder Genehmigungsstufe sind andere Personen beteiligt. Die manuelle Aufgabenverteilung erhöht den Koordinationsaufwand.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Besonders geeignet sind wiederkehrende Abläufe, bei denen Aufgaben nach bestimmten Regeln bearbeitet werden und mehrere Personen oder Abteilungen zusammenarbeiten.
Nicht alles automatisieren, sondern die richtigen Schritte
Viele Geschäftsprozesse haben sich über Jahre entwickelt. Einzelne Arbeitsschritte funktionieren, doch die Organisation dazwischen erfordert häufig zusätzliche E-Mails, Listen oder persönliche Erinnerungen.
Bevor ein Ablauf automatisiert wird, sollte deshalb geprüft werden:
- Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig?
- An welchen Stellen entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
- Welche Informationen werden für die Bearbeitung benötigt?
- Wer muss prüfen, entscheiden oder freigeben?
- Welche Schritte sind tatsächlich notwendig?
Nicht jede Aufgabe eignet sich für eine automatische Entscheidung. Fachliche Prüfungen und Genehmigungen bleiben häufig bei den verantwortlichen Mitarbeitenden. Ein Protokoll dokumentiert, wer wann welche Aufgabe bearbeitet oder welche Freigabe erteilt hat.
Automatisiert wird vor allem die Organisation des Ablaufs: Informationen bereitstellen, Aufgaben zuordnen, Bearbeitungsstände sichtbar machen und den nächsten Schritt einleiten.
Prozess-Automation in der Praxis
Wie automatisierte Abläufe im Unternehmensalltag eingesetzt werden, zeigen unsere Kundenprojekte. Sie reichen von der Bearbeitung einzelner Vorgänge bis zur eigenständigen Gestaltung weiterer Geschäftsprozesse.
Industrie
Formulare für einen elektronischen Workflow im Vertriebsaußendienst
Digitale Formularprozesse bei Saint-Gobain Weber: Mit LiquidOffice ersetzt der Hersteller manuelle Excel-Workflows und reduziert Bearbeitungsaufwand um 30 Prozent – effizient, transparent und zukunftsfähig.
„Durch mehrere Trainings und regelmäßige Coachings bei uns im Haus sind wir inzwischen in der Lage, Formulare und Prozesse eigenständig umzusetzen und zu administrieren. Dabei können wir jederzeit auf die Hilfe der Spezialisten bei Electric Paper zurückgreifen.“
Stephan Assmus
Controlling, Saint-Gobain Weber AG
Passende Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse
Electric Paper unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Abläufe zu untersuchen und geeignete Schritte für die Automatisierung zu identifizieren. Dabei berücksichtigen wir die beteiligten Personen, benötigten Informationen und vorhandenen Anwendungen.
Mit LiquidOffice lassen sich wiederkehrende Geschäftsprozesse und Formularabläufe automatisieren. Das Formularmanagement verbindet die Erfassung von Informationen mit der anschließenden Prüfung und Freigabe. Ergebnisse können an bestehende Fachsysteme übergeben werden.
Elektronische Formulare
Angaben digital erfassen und prüfen, damit sie für die anschließende Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Digitale Belegerfassung
Informationen aus eingehenden Dokumenten auslesen und für nachgelagerte Arbeitsschritte bereitstellen.
Dokumentenmanagement
Dokumente geordnet verwalten und den Beteiligten für ihre Aufgaben zugänglich machen.
Welche Abläufe kosten in Ihrem Unternehmen unnötig Zeit?
Nicht immer ist auf den ersten Blick erkennbar, welche Arbeitsschritte sich automatisieren lassen. Wir schauen gemeinsam mit Ihnen auf Ihre bestehenden Prozesse und besprechen, wo sich manuelle Aufgaben, Wartezeiten und Abstimmungen reduzieren lassen.